Eerst het probleem in kaart, dan de oplossing
Veel AI- en digitaliseringsprojecten stranden niet op technologie, maar op een onduidelijke probleemdefinitie. Als je meteen een tool kiest of een workflow automatiseert, loop je het risico dat je de verkeerde stap versnelt. De kortste route naar resultaat begint dus met vertragen: scherp krijgen wat er echt knelt.
Stap 1: Breng het probleem concreet in kaart
Een goed probleem is meetbaar en herkenbaar in de dagelijkse praktijk. Gebruik bijvoorbeeld deze vragen:
- Waar gaat nu de meeste tijd of frustratie naartoe?
- Welke fouten of vertragingen komen steeds terug?
- Wat zou er gebeuren als dit probleem morgen opgelost is?
Schrijf het probleem zo feitelijk mogelijk op. Geen oplossingen, alleen observaties. Dat helpt om ruis en aannames eruit te filteren.
Stap 2: Zoek de onderliggende oorzaak
Vaak is de eerste klacht niet de kern. “We moeten sneller offertes maken” kan bijvoorbeeld wijzen op:
- versnipperde informatie
- gebrek aan templates
- handmatige controles die te laat plaatsvinden
Door één niveau dieper te gaan, voorkom je dat je een pleister plakt op een structureel procesprobleem.
Stap 3: Bepaal het gewenste effect
Een oplossing is alleen nuttig als je het effect kunt toetsen. Denk aan:
- doorlooptijd: van 5 dagen naar 2 dagen
- foutpercentage: van 12% naar 3%
- herhaalwerk: van 4 contactmomenten naar 1
Dit maakt het straks helder of een AI-oplossing of automatisering écht waarde toevoegt.
Stap 4: Kies pas daarna je oplossing
Pas als je het probleem scherp hebt, kun je beoordelen of AI, automatisering of een proceswijziging het beste past. Soms is een simpele checklist of template effectiever dan een nieuw systeem. Technologie is een middel, geen doel.
Voorbeeld uit de praktijk
Een bedrijf wilde “iets met AI” om support te verbeteren. Na analyse bleek het grootste probleem niet het aantal vragen, maar dat medewerkers verschillende antwoorden gaven. De oplossing was geen chatbot, maar een centrale kennisbank met vaste antwoorden. Resultaat: minder fouten, snellere afhandeling, en pas daarna een slimme zoekfunctie.
Conclusie
De beste implementaties beginnen bij de kern. Eerst het probleem scherp krijgen, dan pas de oplossing kiezen. Zo voorkom je verspilling, verhoog je draagvlak en krijg je sneller resultaat.
Wil je sparren over jouw proces of idee? Neem gerust contact op, dan kijken we samen naar de beste route van probleem naar oplossing.