Administratie automatiseren: waar begin je?

Administratie is voor de meeste MKB-ondernemers een noodzakelijk kwaad. Facturen, offertes, urenregistratie, e-mail — het hoort erbij, maar het levert geen omzet op. Toch besteden veel ondernemers in de Bollenstreek er 5 tot 10 uur per week aan. Dat kan anders.

Stap 1: Breng je tijdvreters in kaart

Voordat je iets automatiseert, moet je weten waar de tijd naartoe gaat. De meest voorkomende tijdvreters:

Handmatig invoeren van gegevens — van e-mail naar Excel, van offerte naar factuur
Zoeken naar informatie — klantgegevens, projectstatus, oude e-mails
Dezelfde e-mails schrijven — opvolgingen, bevestigingen, herinneringen
Overzichten maken — weekrapportages, omzetoverzichten, urenstaten

Schrijf een week lang op hoeveel tijd je aan elk van deze taken besteedt. Het resultaat is vaak verrassend.

Stap 2: Kies de meest impactvolle taak

Niet alles tegelijk. Kies de taak die:

Het meeste tijd kost
Het meest voorspelbaar verloopt (steeds dezelfde stappen)
De laagste complexiteit heeft

Dat is je startpunt. Vaak is dat het automatiseren van e-mails, het koppelen van systemen of het maken van templates.

Stap 3: Begin simpel

Je hebt geen dure software nodig. Veel is mogelijk met tools die je al hebt:

E-mail templates in Gmail of Outlook besparen 30 minuten per dag
Automatische facturen via Moneybird of Exact scheelt uren per week
Zapier of Make koppelt systemen zonder programmeerkennis
AI-assistenten zoals ChatGPT schrijven standaardmails in seconden

Stap 4: Meet het resultaat

Na twee weken: hoeveel tijd besteed je nu aan dezelfde taak? Is het verschil merkbaar? Als je van 5 uur naar 2 uur gaat, heb je 12 uur per maand gewonnen. Dat is anderhalve werkdag die je kunt besteden aan klanten, groei of gewoon rust.

Voorbeeld

Een aannemer in Noordwijk besteedde 6 uur per week aan het opstellen van offertes. Door templates te maken en klantgegevens automatisch in te vullen, daalde dat naar 2 uur. De kwaliteit van de offertes ging omhoog (minder fouten) en de doorlooptijd naar de klant halveerde.

Volgende stap

Wil je weten waar jouw grootste winst zit? Doe de gratis AI-scan of neem contact op voor een persoonlijk adviesgesprek.